Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych rodziców, opiekunów prawnych i uczniów w Szkole Podstawowej nr 38 im. Ludwika Zamenhofa
Realizując wymóg Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane w skrócie „RODO”), poniżej informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych:
1. Administratorem danych osobowych jest Szkoła Podstawowa nr 38 im. Ludwika Zamenhofa.
Z administratorem danych można skontaktować się:
a. listownie na adres: ul. gen. W. Sikorskiego 56, 42-202 Częstochowa,
b. telefonicznie: 34 506 50 06,
c. poprzez e-mail: sp38@edukacja.czestochowa.pl,
d. poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą ePUAP: /sp38/SkrytkaESP
2. W naszej szkole gromadzimy, wykorzystujemy i archiwizujemy wiele danych osobowych. Celem ich przetwarzania jest wypełnienie obowiązków publicznych nałożonych na Administratora przepisami prawa. W przypadku danych osobowych dzieci i ich rodziców jest to przede wszystkim realizacja zadań oświatowych, dydaktycznych i wychowawczych, zagwarantowanie dziecku bezpieczeństwa oraz wypełnianie obowiązku dotyczącego uzupełniania i prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej (art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. g dla danych o stanie zdrowia).
Dane możemy przetwarzać także w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją prawnie uzasadnionego w tym interesu Administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Następnie dane będziemy przechowywać w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów wynikających z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
3. Podanie danych osobowych jest obowiązkowe w sytuacji, gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowią przepisy prawa. Odmowa ich podania uniemożliwia prawidłową realizację i wypełnienie obowiązków prawnych nałożonych na Administratora danych.
4. Dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania przepisami prawa, w szczególności: organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w szczególności Ministerstwo Edukacji i Nauki, Ministerstwo Cyfryzacji, Kuratorium Oświaty w Katowicach , Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Jaworznie, Zespół Poradni Psychologiczno-Pedagogicznych w Częstochowie, Gmina Miasto Częstochowa, ośrodki pomocy społecznej, organy wymiaru sprawiedliwości i ścigania, kuratorzy sądowi, placówki opiekuńczo-wychowawcze, instytucje wspierające rodzinę i system pieczy zastępczej.
Dane osobowe mogą być także udostępnione podmiotom uprawnionym do obsługi doręczeń, podmiotom świadczącym usługi doręczenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (ePUAP) oraz podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę działalności naszej szkoły w zakresie świadczenia usług serwisowych i hostingowych dla użytkowanych systemów informatycznych m.in. firmy zapewniające hosting strony internetowej, hosting kont pocztowych, Vulcan Sp. z o.o., Biuro Finansów Oświaty; Microsoft Corporation w zakresie udostępnienia platformy Microsoft 365 Education; Google Workspace, dostawcy platform edukacyjnych.
5. Dane osobowe będziemy przechowywać przez okres niezbędny do wypełnienia celu, w jakim zostały zebrane oraz w celach archiwalnych, których wymagają tego przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz zgodnie z obowiązującym w Szkole Podstawowej nr 38 im. Ludwika Zamenhofa Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (dostęp do tego dokumentu mogą Państwo uzyskać w sekretariacie naszej szkoły).
Standardowo dokumenty przechowywane są od 5 do nawet 50 lat – okres przechowywania dokumentacji jest uzależniony od typu dokumentacji.
Czas archiwizacji wybranej dokumentacji:
a. Dokumentacja związana z Indywidualnym programem lub tokiem nauki (wnioski i decyzje), Dzienniki lekcyjne i pozostałych zajęć, odpisy dokumentacji przebiegu nauczania i wychowania; dokumentacja zajęć pozalekcyjnych i dodatkowych będą archiwizowane przez 5 lat;
b. Księgi uczniów będą archiwizowane przez 25 lat;
c. Arkusze ocen, Ewidencja dzieci i młodzieży podlegających obowiązkowi szkolnemu będą archiwizowane przez 50 lat.
Ponad to mogą Państwo zapytać naszych pracowników o konkretne okresy archiwizacji dokumentacji, która nie została powyżej wymieniona w naszej jednostce.
6. Posiadają Państwo prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Państwu, także prawo do żądania usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne podstawy prawne przetwarzania.
7. Mają Państwo prawo złożenia skargi na przetwarzanie swoich danych przez Administratora do Prezesa UODO na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Jeżeli nie pozyskaliśmy Państwa danych bezpośrednio od was ich źródłem jest w przypadku:
a. przeniesienia ucznia z innej szkoły – poprzednia jednostka, do której uczęszczał uczeń;
b. Współpracy szkoły z placówkami opiekuńczymi/wychowawczymi/psychologiczno-pedagogicznymi i innymi wspierającymi uczniów w celu zapewnienia im prawidłowej opieki, wychowania i kształcenia – placówka opiekuńcza/ wychowawcza/ psychologiczno-pedagogiczna i inna wspierająca ucznia;
c. Dofinansowania wyżywienia w szkole – Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej.
9. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora danych można kontaktować się z wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych:
a. za pośrednictwem poczty elektronicznej: iod.bfo@edukacja.czestochowa.pl
b. telefonicznie pod numerem 34 370 63 14.
Klauzula została ostatnio poddana przeglądowi dnia 1.07.2025 r.
